eRechnung wird pflicht

Neue Regelung ab dem 1.1.2025

Ab dem 1.1.2025 wird es eine wesentliche Änderung geben: Unternehmen sind dann grundsätzlich verpflichtet, im B2B-Bereich (Business-to-Business) elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen.

Ich bin „ready“ und kann Ihr Wunsch-Format als eRechnung jederzeit zur Verfügung stellen.

Dafür benötige ich jedoch noch ein paar Angaben von Ihnen… Diese beschreibe ich in diesem Artikel.

ZUGFeRD – die lesbare erechnung

eRechnungen im ZUGFeRD Verfahren

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine Spezifikation für das gleichnamige Format elektronischer Rechnungen. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Aktuell ist Version 2.3 der Spezifikation, die am 18. September 2024 veröffentlicht wurde.

ZUGFeRD-konforme Rechnungen sollen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden. Die Zielgruppe von ZUGFeRD sind neben großen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung auch kleine und kleinste Unternehmen, die mit Partnern zu tun haben, mit denen kein regelmäßiger Geschäftskontakt besteht.

Das neue ZUGFeRD-Format soll Kosten der Rechnungsstellung und Portokosten deutlich reduzieren sowie mittels automatischer Verarbeitung das Rechnungswesen effizienter gestalten.

ZUGFeRD Rechnungen sind von Menschen „lesbare“ PDF Dateien mit eine ZUGFeRD Stempel. In der Regel werden Sie von einem gängigen Serviceprovider versendet. In meinem Fall ist dieses Lexware.

Um eRechnungen im ZUGFeRD-Format von mir zu erhalten, benötige ich folgende Informationen:

  • die Kreditoren-Nummer (Lieferantennummer), die Sie für mich in Ihrer Buchhaltung vergeben haben.
  • eine Email mit der Angabe des Wunsches, dass Sie Rechnungen im ZUGFeRD-Format erhalten möchten

XRechnung – das xml-format

XRechnungen

Die XRechnung ist ein digitales Format für Rechnungen, das speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde. Es ist seit 2020 für Unternehmen in Verbindung mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verpflichtend. Die XRechnung basiert auf einem XML-Datenformat, welches eine fehlerfreie Übertragung der Rechnungsinformationen sicherstellt.

Sofern Sie meine Rechnungen als XRechnung erhalten möchten, muss ich die Leitweg-ID (nur für den öffentlichen Bereich) von Ihnen eingeben.

Für den Versand von XRechnungen im B2B-Bereich kann anstatt der Leitweg ID eine andere Referenz eingegeben werden z.B. die Kreditoren-Nummer (Lieferantennummer), die Sie für mich in Ihrer Buchhaltung vergeben haben.

Um XRechnungen von mir zu erhalten, benötige ich folgende Informationen:

  • für öffentliche Auftraggeber: Ihre Leitweg-ID
  • für Business-Kunden: eine Finanz-Referenz, z.B. die Kreditoren-Nummer (Lieferantennummer), die Sie für mich in Ihrer Buchhaltung vergeben haben oder Ihre UST-ID.
  • eine Email mit der Angabe des Wunsches, dass Sie XRechnungen von mir erhalten möchten